conformité HIPAA

Date d'entrée en vigueur: octobre 2017

Cet avis HIPAA décrit comment les informations médicales vous concernant peuvent être utilisées, divulguées et protégées, et comment vous pouvez accéder à ces informations. S'il vous plaît examiner attentivement et laissez-nous savoir si vous avez des questions. Il a été mis à jour conformément aux nouvelles lois de la technologie conformément à la réglementation HIPAA Omnibus de 2013.

Qui est sujet à cet avis:

ESAD auquel la notification s’applique, ainsi que tout partenaire commercial qui reçoit des informations protégées sur les soins de santé.

Notre responsabilité

La confidentialité de vos informations personnelles sur la santé est très importante pour nous. Vos informations de santé incluent les enregistrements que nous créons et obtenons lorsque nous vous prodiguons des soins, tels que l'enregistrement de vos symptômes, les résultats des examens et des tests, les diagnostics, les traitements et les références pour d'autres soins. Il comprend également des factures ou d'autres informations de paiement que nous maintenons liées à vos soins.

Cet Avis décrit comment nous traitons vos informations de santé et vos droits concernant ces informations. De manière générale, nous sommes tenus de: préserver la confidentialité de vos informations médicales conformément à la loi; vous fournir le présent avis de nos obligations et pratiques en matière de confidentialité concernant les informations relatives à votre santé que nous recueillons et conservons; suivez les termes de notre Avis actuellement en vigueur.

Information de contact

Après avoir examiné cet avis, si vous avez besoin d'informations supplémentaires ou souhaitez nous contacter pour une raison quelconque concernant le traitement de vos informations médicales, veuillez adresser toute communication à la personne-ressource suivante:

Responsable de la confidentialité
ESADoggy
980 N. Autoroute fédérale, #110
Boca Raton Floride 33432

Utilisations et divulgations d'informations

En vertu de la loi fédérale et de la Loi sur les finances, nous sommes autorisés à utiliser et à divulguer des renseignements personnels sur la santé sans autorisation pour le traitement, le paiement et les opérations de soins de santé. Cependant, la loi de l'état peut nous demander d'obtenir votre consentement exprès avant que nous fassions certaines divulgations de vos informations personnelles de santé. Les participants à cet arrangement organisé de soins de santé partagent également l'information sur la santé entre eux, au besoin, pour effectuer des traitements, des paiements ou des opérations de soins de santé liés à l'arrangement de soins de santé organisé.

Exemple d'utilisation ou de divulgation d'information sur la santé pour des opérations de soins de santé:

Dans le cadre du traitement des patients, nous effectuons certaines fonctions importantes telles que l'évaluation de la qualité, les programmes de formation, l'accréditation, l'examen médical, etc. Dans l'exécution de ces fonctions, nous pouvons compter sur certains associés pour nous aider. Nous ne partagerons avec nos associés d'affaires que le minimum de renseignements personnels sur la santé dont ils ont besoin pour nous aider.

Examen de vos informations de santé protégées

Vous consentez affirmativement au fait que le personnel de l'ESAD examinera, si nécessaire, vos «transcriptions de session» ou «salles» dans un formulaire approuvé par HIPAA / HITECH, généralement, mais sans s'y limiter, aux fins suivantes:

  • ‍Pendant votre intégration et pendant le processus de mise en correspondance du fournisseur, vérifiez que vous êtes en mesure de nouer des relations fructueuses avec le fournisseur. Cet accès peut être réalisé à l'aide d'un spécialiste de l'intégration ESAD et non d'un fournisseur.
  • Pour examiner votre plainte concernant un problème / une instance en particulier concernant votre rapport sur votre fournisseur ou concernant une intention linguistique particulière auprès de votre fournisseur;
  • Pour vos préoccupations en matière de sécurité ou vos plaintes concernant des pratiques contraires à l'éthique chez les fournisseurs;
  • Pour vous transférer vers un nouveau fournisseur ou si votre compte est non réactif ou inactif pendant une période prolongée; ou
  • Pour traiter les problèmes d'assurance qualité soulevés pouvant concerner un fournisseur donné, un problème de conformité à l'échelle de l'état ou un problème de réseau national.

Vous acceptez que ESAD utilise «Meta Data» et d'autres termes de recherche pour analyser uniquement les transcriptions HIPAA «Safe Harbor» afin de rechercher des tendances et des schémas pouvant affecter la qualité des services fournis ou des pratiques des fournisseurs. Si votre plainte nécessite un examen des transcriptions de session dans le formulaire d'origine, vous acceptez que le personnel de l'ESAD accède à votre compte uniquement pour répondre à votre plainte ou à un problème soulevé.

Vous acceptez que ESAD enregistre vos appels auprès du service clientèle afin de vous aider à assurer la qualité.

Vous accordez de manière affirmative l'autorisation à l'ESAD de demander à votre fournisseur de fournir périodiquement à ESAD des évaluations cliniques de vos progrès non basées sur le contenu. Vous comprenez que ESAD peut fournir aux fournisseurs des outils d'évaluation clinique servant à fournir des informations sur votre santé mentale et votre bien-être et que les résultats peuvent être visualisés par votre fournisseur pour en discuter avec vous.

Toutes les données de dé-données, métadonnées et de recherche collectées par ESAD dans le cadre de votre utilisation des Services restent la propriété exclusive de ESAD. Vous ne devez pas demander à ESAD de supprimer ou de supprimer l'une quelconque de ces données et accepter de renoncer à tout droit de le faire, maintenant ou à l'avenir.

Vous acceptez que le nom d'utilisateur de messagerie que vous indiquez puisse être utilisé par ESAD pour vous envoyer des offres marketing de la part de fournisseurs ESAD et de partenaires ESAD.

Vous reconnaissez et comprenez que ESAD peut stocker toutes les données à caractère personnel requises par la loi, généralement pendant au moins sept ans (7). Il peut également vous être interdit de supprimer ces données de dossiers médicaux, même à votre demande directe.

Vous reconnaissez et comprenez que ESAD se réserve le droit, et dans certains États, s’il en a connaissance, de transmettre toutes les transcriptions ou autres informations fournies aux organismes chargés de l’application des lois si vous divulguez l’intention de commettre un crime ou une infraction. divulguer certains actes criminels antérieurs.

Autres utilisations et divulgations

En plus des utilisations et des divulgations liées aux opérations de traitement, de paiement et de soins de santé, nous pouvons également utiliser et divulguer vos renseignements personnels sans autorisation aux fins suivantes:

Abus, négligence ou violence familiale

Conformément à la loi, il est possible que nous divulguions des informations relatives à votre santé à un État ou à un organisme fédéral afin de signaler les cas présumés de violence, de négligence ou de violence domestique. Si un tel rapport est facultatif, nous ferons appel à notre jugement professionnel pour décider de le faire ou non. Si possible, nous vous informerons rapidement que nous avons effectué une telle divulgation.

Associés d'affaires

Nous pouvons partager des informations de santé à votre sujet avec des partenaires commerciaux qui fournissent des services en notre nom. Par exemple, nous pouvons passer un contrat avec une entreprise pour entretenir et entretenir nos systèmes informatiques, ou pour faire notre facturation. Nos associés sont tenus par la loi fédérale de protéger vos informations de santé, et ces garanties sont précisées dans la loi Omnibus de 2013. Nous ne partagerons avec nos associés d'affaires que le minimum de renseignements personnels sur la santé dont ils ont besoin pour nous aider.

Communications avec la famille et les amis

Nous pouvons divulguer des informations vous concernant à des personnes impliquées dans vos soins ou dans le paiement de vos soins, tels que des membres de votre famille, des membres de votre famille ou des amis proches. Une telle divulgation sera limitée à l'information directement liée à la participation de la personne à vos soins. Si vous êtes disponible, nous vous fournirons l'opportunité de nous opposer avant de divulguer de telles informations. Si vous n'êtes pas disponible parce que, par exemple, vous êtes invalide ou en raison d'une autre circonstance d'urgence, nous utiliserons notre jugement professionnel pour déterminer ce qui est dans votre meilleur intérêt concernant une telle divulgation.

Surveillance de la santé

Nous pouvons divulguer des renseignements médicaux vous concernant pour des activités de surveillance autorisées par la loi ou à un organisme de surveillance de la santé autorisé pour faciliter la vérification, l'inspection ou l'enquête liée à notre prestation de soins de santé ou au système de santé.

Procédures judiciaires ou administratives

Nous pouvons divulguer des informations médicales vous concernant au cours d'une procédure judiciaire ou administrative, conformément à nos obligations juridiques, par exemple une ordonnance d'un tribunal.

Application de la loi

Nous pouvons divulguer des informations médicales à votre sujet à un responsable de l'application des lois à certaines fins d'application de la loi. Par exemple, nous pouvons signaler certains types de blessures tel que requis par la loi, aider les forces de l'ordre à trouver quelqu'un comme un témoin fugitif ou matériel, ou faire un rapport concernant un crime ou une conduite criminelle présumée.

mineurs

Si vous êtes un mineur non émancipé en vertu de la loi du Massachusetts, il peut y avoir des circonstances dans lesquelles nous divulguons des informations médicales sur vous à un parent, un tuteur ou une autre personne agissant in loco parentis, conformément à nos responsabilités légales et éthiques.

Notification

Nous pouvons informer un membre de la famille, votre représentant personnel ou une autre personne responsable de vos soins de votre situation géographique, de votre état général ou de votre décès. Si vous êtes disponible, nous vous fournirons la possibilité de vous opposer avant de divulguer de telles informations. Si vous êtes indisponible, par exemple en cas d'incapacité ou en raison d'une situation d'urgence, nous ferons appel à notre jugement professionnel pour déterminer ce qui est dans votre intérêt de toute divulgation.

Parents

Si vous êtes le parent d'un mineur non émancipé et agissez en tant que représentant personnel du mineur, nous pouvons vous divulguer des informations relatives à la santé de votre enfant dans certaines circonstances. Par exemple, si nous sommes légalement tenus d'obtenir votre consentement en tant que représentant personnel de votre enfant pour que celui-ci reçoive des soins de notre part, nous pouvons vous divulguer des informations relatives à votre santé. Dans certaines circonstances, il est possible que nous ne vous divulguions pas d'informations relatives à la santé d'un mineur non émancipé. Par exemple, si votre enfant est légalement autorisé à consentir à un traitement (sans votre consentement séparé), consent à un tel traitement et ne demande pas que vous soyez traité comme son représentant personnel, nous ne pouvons pas divulguer de renseignements médicaux sur votre enfant. à vous sans l'autorisation écrite de votre enfant.

Représentant personnel

Si vous êtes un adulte ou un mineur émancipé, nous pouvons divulguer des renseignements sur votre santé à un représentant personnel autorisé à agir en votre nom pour prendre des décisions concernant vos soins de santé.

Activités de santé publique

Conformément à la loi, il est possible que nous divulguions des informations relatives à votre santé à une autorité de santé publique, par exemple, pour signaler une maladie, une blessure ou des événements critiques tels que le décès.

Sécurité publique

Conformément à nos obligations légales et éthiques, nous pouvons divulguer des renseignements médicaux sur vous en nous fondant sur une détermination de bonne foi qu'une telle divulgation est nécessaire pour prévenir une menace sérieuse et imminente pour le public ou pour identifier ou appréhender une personne recherchée par les forces de l'ordre.

Requis par la loi

Nous pouvons divulguer des informations médicales vous concernant, conformément aux lois fédérales, nationales et autres lois applicables.

Fonctions gouvernementales spécialisées

Il est possible que nous divulguions des informations médicales vous concernant pour certaines fonctions gouvernementales spécialisées autorisées par la loi. Parmi ces fonctions sont les suivantes: commandement militaire; détermination des avantages pour les anciens combattants; activités de sécurité nationale et de renseignement; protection du président et des autres responsables; et la santé, la sécurité et la sûreté des établissements correctionnels.

L'indemnisation des travailleurs

Nous pouvons divulguer des informations médicales vous concernant à des fins liées à l'indemnisation des accidents du travail, comme requis et autorisés par la loi.

Notes de psychothérapie

Au cours de vos soins avec nous, vous pouvez recevoir un traitement d'un professionnel de la santé mentale (tel qu'un psychiatre) qui tient des notes séparées au cours de vos séances de thérapie concernant vos conversations. Ces notes, appelées «notes de psychothérapie», sont séparées du reste de votre dossier médical et n’incluent pas les informations de base telles que votre dossier de traitement médicamenteux, les heures de début et de fin des séances de conseil, les types et la fréquence des traitements que vous recevez, ou vos résultats de test. Ils n'incluent pas non plus de résumé de votre diagnostic, condition, plan de traitement, symptômes, pronostic ou progrès du traitement.

Les notes de psychothérapie peuvent être divulguées par un thérapeute seulement après que vous avez donné l'autorisation écrite de le faire. (Des exceptions limitées existent, par exemple pour que votre thérapeute prévienne tout préjudice à vous-même ou à autrui et signale les cas de maltraitance ou de négligence). Vous ne pouvez pas être tenu d'autoriser la publication de vos notes de psychothérapie afin d'obtenir des prestations d'assurance-maladie pour votre traitement ou de vous inscrire à un régime d'assurance-maladie. Les notes de psychothérapie ne figurent pas non plus parmi les documents que vous pouvez demander d'examiner ou de copier (voir la discussion de vos droits à la section VII ci-dessous). Si vous avez des questions, n'hésitez pas à discuter de ce sujet avec votre thérapeute.

Vos droits d'information sur la santé

En vertu de la loi, vous disposez de certains droits concernant les informations relatives à la santé que nous recueillons et conservons à votre sujet. Cela inclut le droit de:

  • Demander que nous restreignons certaines utilisations et divulgations de vos informations de santé; nous ne sommes cependant pas tenus d'accepter une restriction demandée.
  • Demandez que nous communiquions avec vous par d'autres moyens, par exemple en mettant à votre disposition des enregistrements ou en vous les envoyant par la poste à une autre adresse, telle qu'une boîte postale. Nous accueillerons les demandes raisonnables pour de telles communications confidentielles. Nous conservons un dossier médical électronique sécurisé, mais nous n’avons pas les moyens raisonnables de vous fournir une copie électronique de notre dossier pour le moment. Nous vous tiendrons au courant dès que ces moyens seront disponibles.
  • Demander à consulter ou à recevoir une copie des informations médicales vous concernant qui sont conservées dans nos fichiers et dans les fichiers de nos partenaires commerciaux (le cas échéant). Si nous ne sommes pas en mesure de satisfaire votre demande, nous vous informerons par écrit du motif du refus et de votre droit, le cas échéant, de demander un réexamen de la décision.
  • Nous demandons que nous modifions les informations de santé à votre sujet qui sont conservées dans nos fichiers et les fichiers de nos associés (le cas échéant). Votre demande doit expliquer pourquoi vous croyez que nos dossiers à votre sujet sont incorrects, ou nécessitent autrement une modification. Si nous ne sommes pas en mesure de satisfaire votre demande, nous vous indiquerons par écrit la raison du refus et vous indiquerons comment vous pouvez contester la décision, y compris votre droit de présenter une déclaration (d'une durée raisonnable) en désaccord avec la décision. Cette déclaration sera ajoutée à vos dossiers.
  • Demander une liste de nos divulgations de vos informations de santé. Cette liste, connue sous le nom de «comptabilité» des divulgations, n'inclura pas certaines divulgations, telles que celles faites pour le traitement, le paiement ou les opérations de soins de santé. Nous vous fournirons la comptabilité à un taux réduit, cependant, si vous demandez plus d'une comptabilité pour toute période mensuelle 12, nous pouvons imposer des frais raisonnables basés sur les coûts pour toute demande ultérieure. Votre demande doit indiquer la période de temps qui vous intéresse (par exemple, «de mai 1, 2003 à juin 1, 2003»). Nous ne serons pas en mesure de vous fournir une comptabilité pour toute divulgation faite avant 6 il y a des années.
  • Demander une copie papier de cet avis.
  • Toutes les violations possibles de vos informations médicales confidentielles doivent maintenant vous être signalées et une enquête interne doit être effectuée conformément à la loi HIPAA Omnibus de 2013.

Afin d'exercer l'un de vos droits décrits ci-dessus, vous devez soumettre votre demande par écrit à notre personne de contact (voir ci-dessus pour plus d'informations). Si vous avez des questions sur vos droits, veuillez vous adresser à notre bureau pendant les heures normales de bureau.

Pour demander des informations ou déposer une plainte

Si vous pensez que vos droits à la vie privée ont été violés, vous pouvez déposer une plainte écrite en l'envoyant par la poste ou en la transmettant à notre personne de contact (voir ci-dessus). Vous pouvez déposer une plainte auprès du Secrétaire à la santé et aux services sociaux (HHS) en écrivant au Bureau des droits civils, Département américain de la santé et des services sociaux, 200 Independence Avenue, SO, salle 509F, bâtiment HHH, Washington, 20201; en appelant 1-800-368-1019; ou en envoyant un email à [EMAIL PROTECTED] Nous ne pouvons et ne ferons pas que vous renonçiez à votre droit de déposer une plainte auprès de HHS pour pouvoir recevoir des soins de notre part, ni à vous pénaliser pour avoir déposé une plainte auprès de HHS.

Révisions à cet avis

Nous nous réservons le droit de modifier les termes de cet avis. Si le présent avis est révisé, les conditions modifiées s'appliqueront à tous les renseignements médicaux que nous conservons, y compris les renseignements vous concernant qui ont été recueillis ou obtenus avant la date d'entrée en vigueur de l'avis révisé. Si les révisions reflètent un changement important dans l'utilisation et la divulgation de vos informations, vos droits à l'égard de ces informations, nos obligations légales ou d'autres pratiques de confidentialité décrites dans l'avis, nous distribuerons rapidement l'avis révisé et l'afficherons dans la zone d'attente de notre bureau et en mettre des copies à la disposition de nos patients et d’autres personnes, et les afficher sur notre site Web.